Les classeurs bourrés de dossiers ont disparu, les télécopieurs sont une technologie ancienne et les photocopieurs ne seront probablement plus là pour longtemps. La sécurité et la conformité sont des questions centrales dans tout plan d’affaires. Consultez nos quatre conseils pour vous engager sur la bonne voie.
De nos jours, en quelques clics de souris ou tapotements de votre téléphone, vous pouvez demander des documents aux clients, les stocker en ligne pour que vous et vos collègues puissiez les consulter, et signer des contrats électroniquement.
Bien que cela ait sauvé beaucoup d’arbres et accéléré votre travail administratif, cela a également ouvert des risques de piratage et de partage involontaire de données.
Nous ne disons pas que vous devez revenir aux classeurs. Mais vous devez prendre certaines précautions lorsqu’il s’agit de traiter vos documents en ligne.
Dans cet article, nous vous montrons comment faire à l’aide de digiposte et de digiposte coffre fort.
Sauvegardez vos documents
Nous savons tous que c’est important, mais c’est la première chose que vous sauterez lorsque vous serez pressé.
C’est important au cas où des pirates tenteraient de voler vos informations, de les rançonner ou de les modifier de quelque manière que ce soit. Avec l’original, vous serez en mesure de récupérer si vous êtes compromis.
Donc, sauvegardez vos documents vitaux sur des clés USB, même en version papier. Vous vous remercierez la prochaine fois que votre serveur tombera en panne, que vous oublierez votre mot de passe ou pire encore.
Utilisez un gestionnaire de mots de passe
En parlant de mots de passe, utilisez-vous le même pour tout ? Si oui, tout piratage de votre système expose vos comptes bancaires, vos courriels, sans parler de toutes les informations personnelles de vos clients. Bonne chance pour expliquer cela.
Nous comprenons. Tout a besoin d’un mot de passe de nos jours et en garder la trace peut être un cauchemar. C’est pourquoi vous avez besoin d’une application de gestion des mots de passe. Jetez un œil à LastPass, Dashlane, KeePass Password Safe et Sticky Password pour trouver de bonnes options et souvent gratuites.
Avec elles, vous n’avez pas besoin de vous soucier de la mémorisation, vous pouvez donc créer des mots de passe vraiment forts, avec une combinaison de lettres, de chiffres et de symboles.
N’oubliez pas non plus que vous pouvez protéger par mot de passe les documents Word, Excel et PDF pour une couche de sécurité supplémentaire.
Cryptez vos données
Vous pourriez écrire des blogs entiers sur la façon dont le cryptage des données fonctionne et beaucoup de gens le font. Pour faire simple, les données sont cryptées par un algorithme utilisant une clé de cryptage. Vous ne pouvez décrypter ces données que si vous avez la clé. Plus la clé est sophistiquée, plus les données sont à l’abri du piratage.
La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin d’un diplôme en informatique, il existe de nombreuses solutions de cryptage pour assurer la sécurité de vos données. Mais cela vaut vraiment la peine d’investir du temps et de l’énergie à faire vos devoirs pour savoir laquelle vous convient le mieux.
Utilisez la collecte automatisée de documents
L’un des moyens les plus faciles pour les pirates de s’emparer de vos informations est votre courrier électronique. Les e-mails donnent l’illusion de la confidentialité mais ils sont vulnérables et c’est la chose la plus simple au monde d’envoyer une pièce jointe sensible à la mauvaise personne.
Les solutions de collecte automatisée de documents empêchent cela. Parce que tout le travail se fait au sein d’un seul système – de la demande de documents à leur téléchargement, en passant par leur révision et leur signature, vous n’avez pas besoin d’envoyer des documents par e-mail et vous évitez de passer d’un système à l’autre, ce qui constitue un autre point d’entrée pour les pirates. Ces systèmes sont accompagnés de toute une série de paramètres de confidentialité pour vous permettre de contrôler exactement qui peut voir quoi, ce qui est important pour que votre entreprise reste conforme.
Alors, si vous n’avez pas pensé à la sécurité des données et des documents, c’est le moment de le faire. Vos clients l’attendent et les régulateurs peuvent vous infliger de lourdes amendes si vous ne vous y conformez pas. Suivez ces conseils et offrez-vous une certaine tranquillité d’esprit.