Vous avez été sélectionné pour organiser un projet au travail ou peut-être avez-vous décidé d’organiser un projet personnel de votre côté, comme une fête d’anniversaire, un album de vacances ou un défilé de mode.
Vous pouvez voir le projet terminé dans votre esprit, mais vous n’êtes pas tout à fait certain de la façon d’organiser les étapes intermédiaires pour arriver réellement au produit fini. Dans ce billet, je vous propose cinq étapes simples pour vous aider à organiser un projet.
Suivez ces cinq étapes la prochaine fois que vous vous sentirez dépassé par votre planification.
Cette séquence vous aidera à mettre en place le projet, étape par étape. Suivez aussi le lien carte mentale en ligne pour mieux maîtriser vos objectifs.
Donnez un nom
Vous allez passer de nombreuses heures au travail sur votre projet, il est donc logique de lui donner un nom.
Quel est un bon nom pour votre projet ?
Soyez aussi descriptif que possible, pour ne pas confondre accidentellement votre projet avec un autre similaire.
Si vous travaillez sur un projet avec d’autres personnes, choisissez un nom clair et pratique pour que les gens sachent de quoi vous parlez, comme dans « Fête d’anniversaire surprise pour Steve » au lieu de « Opération gâteau : Steven. »
Déterminer une date limite
Un projet sans date limite ne sera probablement pas terminé. Il ne fera que s’éterniser pendant des semaines ou des mois, jusqu’à ce que quelqu’un s’en lasse ou oublie de le terminer. Quand votre projet doit-il être terminé ? Une date limite externe a-t-elle été fixée ? Si ce n’est pas le cas, allez-y et sélectionnez une date spécifique (mois, jour et année) à laquelle votre projet doit être terminé.
Lister les grandes catégories
L’étape suivante consiste à créer de grandes catégories de projets. Vous pouvez les considérer comme de grandes sections qui constituent la plus grande unité de votre projet. Une façon de penser à ces catégories de projet est de les considérer comme des matières à l’école.
Si nous disions que l’école est un projet, alors les plus petites catégories de projet, ou matières, seraient des choses comme la biologie, l’histoire, l’éducation physique, l’anglais, les mathématiques, et ainsi de suite.
D’après notre exemple ci-dessus, » Fête d’anniversaire surprise pour Steve » pourrait avoir les matières ou catégories de gâteau, ustensiles, décorations, musique, invités, et ainsi de suite.
Ne vous inquiétez pas si vous ne trouvez pas tout en une seule séance. L’important est que vous commenciez à penser à toutes les catégories potentielles concernées.
Lister les tâches
Ce sont ce qui serait considéré comme les tâches à faire de votre projet ou les tâches spécifiques qui doivent être accomplies pour chaque catégorie. Quelles sont les tâches qui doivent être accomplies pour chacune de vos catégories ? Allez-y et écrivez ces tâches sous leurs catégories respectives.
D’après notre exemple ci-dessus, la catégorie des décorations pourrait inclure : des décorations murales, des faveurs de fête, des décorations de plafond, et ainsi de suite.
Encore, ne vous inquiétez pas si vous ne trouvez pas tout en une seule séance. Vous aurez l’occasion de réviser les choses en une minute.
Réviser et ajouter les grandes échéances
Il est maintenant temps de revoir vos catégories et vos tâches pour vous assurer que tout est complet. Avez-vous toutes les catégories nécessaires pour votre projet ? Vos tâches sont-elles répertoriées dans les bonnes catégories ? Avez-vous besoin d’ajouter d’autres tâches à votre projet ? N’hésitez pas à modifier, déplacer et ajuster vos notes si nécessaire.
Quand vous êtes satisfait de tout, ajoutez des dates d’échéance spécifiques pour vos catégories et vos tâches. Commencez par identifier les dates d’échéance pour les catégories spécifiques, puis descendez jusqu’aux dates d’échéance pour les tâches individuelles (cela est parfaitement logique, car vos tâches sont ce qui fera réellement avancer le projet).
Révisez votre travail une fois de plus et effectuez les dernières modifications. Félicitations, vous avez réussi à organiser un projet !